Office of the Chief Human Resources Officer – Update March 19

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***This message is intended for all Defence Team civilian employees.

It contains updated information from the Government of Canada’s Office of the Chief Human Resources Officer (OCHRO) for all Public Service employees.

If you have any questions about how this information pertains to you, please speak to your manager or contact the HR Connect RH/Virtual Client Contact Centre at 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363) between 08h00 and 16h00 EST.

You are also encouraged to visit the DND/CAF COVID-19 Information Page for the latest information pertinent to both civilian andmilitary Defence Team members. ***

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Students, Casuals and Terms under Three Months

  • Students, casual employees and term employees of less than three months are also impacted by the response to the pandemic where they may be required to stay at home to telework, to self-isolate or are under quarantine. Accordingly, delegated managers are encouraged to use their discretion under the Directive on Leave and Special Working Arrangements to extend them paid leave in these circumstances.
  • Under Section 2.2.2 of the Directive on Leave and Special Working Arrangements, managers have discretion to provide leave with pay to an individual who does not have the capacity to report for duty or remain on duty, due to environmental or climatic conditions. This provision is interpreted as encompassing pandemics.
  • Paid leave should only be provided to students, casuals and terms of less than three months whose work is determined by a schedule, and who are required to be absent for hours they otherwise would have worked. In no circumstance should paid leave be extended beyond the term of employment.
  • Employees in these categories whose first day of work commenced on or after March 18, 2020 are not expected to be eligible for paid leave.
  • This guidance will remain in effect until April 10, 2020, at which time it will be reassessed.

COVID-19 and Mental Health

  • Employees may be experiencing a high degree of uncertainty, worry, anxiety and stress about the health and safety of their loves ones, and how COVID-19 (coronavirus) may disrupt their work and personal lives.
  • It is important for all of us to acknowledge these impacts and to engage in an open dialogue about them, including on ways to maintain and support our mental health. It is particularly important to recognize and support those who are more directly involved in the management of the situation, and those who have been instructed to self-isolate or who are suffering from symptoms of COVID-19.
  • Employees wanting to get more tips on how to deal with COVID-19 in the workplace, and to learn about the supports available to them, should visit: www.canada.ca/en/government/publicservice/covid-19/covid-19-mental-health-work.html

Travel Advice

  • Canada has recommended that all travellers, including public servants, self-isolate for 14 days when entering the country. These efforts will contribute to slowing the spread of COVID-19.
  • PHAC has introduced exemptions to the 14-day self-isolation rule that apply to workers who are essential to the movement of goods and people. Departments should determine whether the exemptions apply to their employees. Please consult the latest advice for more guidance.
  • Bargaining Agents have identified situations where employees returning from international travel, and do not fall within the exempted categories, are requested to attend work if they are asymptomatic. In these circumstances PHAC guidance calls for self-isolation. Therefore, departments are encouraged to consider other options such as asking those employees to work from home, or identifying alternate resources for the duration of the self-isolation.

Cyber Security

  • Employees should be aware of the current heightened risk of COVID-19 phishing campaigns to lure targets to click on a malicious link. The Communications Security Establishment’s Cyber Centre recommends employees use the following guidance to protect themselves from these types of attempts: https://cyber.gc.ca/en/guidance/cyber-hygiene-covid-19

Web content

As many employees will now be working remotely, we have created pages on Canada.ca/coronavirus-publicservice to ensure they have access to the most up-to-date information as it evolves whether on or off government networks.

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***Le présent message s’adresse à tous les employés civils de l’Équipe de la Défense.

Il donne suite aux messages envoyés par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) du gouvernement du Canada à l’intention de tous les employés de la fonction publique.

Si vous avez des questions sur la façon dont cette information vous concerne, veuillez en discuter avec votre gestionnaire ou communiquer avec le Centre virtuel de contact avec la clientèle/HR Connect RH au 1-833-RHR-MDND (1‑833‑747-6363) entre 8 h et 16 h (HNE).

Nous vous invitons également à consulter la page d’information du MDN et des FAC sur la COVID-19 pour obtenir les renseignements les plus récents concernant les membres civils et militaires de l’Équipe de la Défense. ***

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Étudiants, employés occasionnels et employés nommés pour une période déterminée de moins de trois mois

  • Les étudiants, les employés occasionnels et les employés nommés pour une période déterminée de moins de trois mois sont également touchés par les mesures prises pour lutter contre la pandémie, lorsqu’ils sont requis de rester à la maison pour effectuer du télétravail et de s’isoler volontairement ou lorsqu’ils sont placés en quarantaine. Par conséquent, et dans ces circonstances, nous encourageons les gestionnaires à user de leur pouvoir discrétionnaire pour prolonger leur congé payé en vertu de la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales.
  • Aux termes de la section 2.2.2 de la Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales, les gestionnaires ont le pouvoir discrétionnaire d’accorder un congé payé à une personne qui ne peut pas se présenter au travail ou demeurer à son poste, en raison de conditions environnementales ou climatiques. Cette disposition est interprétée comme englobant les pandémies.
  • Un congé payé devrait seulement être accordé aux étudiants, aux employés occasionnels et aux employés nommés pour une période déterminée de moins de trois mois si leur travail est déterminé par un horaire et s’ils doivent s’absenter pour des heures pendant lesquelles ils auraient autrement travaillé. Les congés payés ne doivent en aucun cas être prolongés au-delà de la durée de l’emploi.
  • Les employés de ces catégories dont le premier jour de travail est le 18 mars 2020 ou après ne devraient pas être admissibles au congé payé.
  • Cette directive restera en vigueur jusqu’au 10 avril 2020, date à laquelle elle sera réévaluée.

COVID-19 et santé mentale

  • Les employés peuvent connaître un degré élevé d’incertitude, d’inquiétude, d’anxiété et de stress concernant la santé et la sécurité de leurs proches, et la façon dont la COVID-19 (coronavirus) peut perturber leur travail et leur vie personnelle.
  • Il est important pour nous tous de reconnaître ces répercussions et d’engager un dialogue ouvert à ce sujet, notamment sur les moyens de maintenir et de soutenir notre santé mentale. Il est particulièrement important de reconnaître et de soutenir ceux qui interviennent plus directement dans la gestion de la situation, et ceux qui sont tenus de sʼauto-isoler ou qui souffrent de symptômes de COVID-19.
  • Les employés qui souhaitent obtenir plus de conseils sur la manière de gérer la COVID-19 au travail et se renseigner sur les services de soutien à leur disposition peuvent consulter le site : www.canada.ca/fr/gouvernement/fonctionpublique/covid-19/covid-19-sante-mentale-travail.html

Conseils de voyage

  • Le Canada a recommandé que tous les voyageurs de lʼextérieur du Canada, y compris les fonctionnaires, sʼauto-isolent pendant 14 jours après leur retour au pays. Ces efforts contribueront à ralentir l’introduction et la propagation de la COVID-19.
  • L’ASPC a introduit des exceptions à la règle d’auto-isolement de 14 jours qui s’appliquent aux travailleurs qui sont essentiels à la circulation des biens et des personnes. Les ministères doivent déterminer si ces exceptions s’appliquent à leurs employés. Veuillez consulter les derniers conseils pour en savoir plus.
  • Les agents négociateurs ont identifié des situations où des employés revenant d’un voyage international et n’entrant pas dans les catégories exemptées sont invités à se rendre au travail s’ils ne présentent aucun symptôme. Dans ces circonstances, l’avis de ASPC suggère l’auto-isolation. Par conséquent, les ministères sont encouragés à considérer d’autres options tels que demander à ces employés de travailler à domicile ou trouver dʼautres ressources pour la durée de l’auto-isolement.

Cybersécurité

  • Les employés doivent être conscients du risque accru actuel de campagnes d’hameçonnage liées à la COVID-19, visant à attirer des cibles pour quʼelles cliquent sur un lien malveillant. Le Centre pour la cybersécurité du Centre de la sécurité des télécommunications recommande aux employés de suivre les conseils suivants pour se protéger contre ce type de tentatives : https://cyber.gc.ca/fr/orientation/pratiques-exemplaires-en-cybersecurite-pour-la-covid-19

Contenu Web

Comme de nombreux employés travailleront désormais à distance, nous avons créé des pages sur Canada.ca/coronavirus-fonctionpublique pour nous assurer qu’ils ont accès à l’information la plus récente à mesure que celle-ci évolue, que ce soit sur les réseaux gouvernementaux ou non.

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Additional Resources