Message from Deputy Minister regarding COVID-19

March 27, 2020

*** This message is an update for all civilian staff regarding the temporary cessation of schooling and training activities within the Canadian Armed Forces.

 You are also encouraged to visit the DND/CAF COVID-19 Information Page for the latest information pertinent to both civilian and military Defence Team members. ***

Team,

I’m writing to update you on recent developments regarding Canadian Armed Forces (CAF) training institutions, and what they mean for DND civilian employees.

As background, on Tuesday General Vance (CDS) issued orders to immediately cease most training and education activities at all Canadian Armed Forces Institutions. Practically speaking, the way military orders unfold is that the CDS’s intent is cascaded through the CAF chain of command. Each Commander implements the direction in the way most appropriate to a given location, taking local factors and timing into account.

I spoke with June Winger of UNDE on Wednesday to discuss how this interim step is rolling out for civilian employees impacted by these changes.

In some cases, the local direction has been implemented quickly, particularly when the training is specific to current CAF members on a military base, such as CFB Borden. In those cases, DND civilian workers were able to check-in with their managers and, unless they were directly implicated in their L1’s Business Continuity Plan (BCP), go home and stay home.

In cases where we are coordinating the departure of students and recruits, such as with RMC-Kingston and RMC-St-Jean, timing for civilian staff to go home and stay home will depend on their functions and their role in helping the cadets disperse. We need to ensure cadets leave campus safely and efficiently.

Some cadets do not have a designated residence outside school grounds. Therefore we may have a small ongoing need at RMC-Kingston to feed and care for those who remain. We will ensure that civilian employees who support those activities will do so in a safe work environment. Details on these requirements will be considered and consulted with local health and safety committees.

 IMPORTANT POINTS FOR STAFF IMPACTED BY THESE CHANGES:

  • This new posture is an interim measure. Defence Team leadership is constantly assessing our measures, and BCP in line with maintaining operational readiness, and proper health and safety measures.
  • You should stay connected: All DND civilian staff should review existing materials about the Defence Team response to COVID-19, as well as download the HR GO RH app to their phone to receive regular updates. I also tweet updates, so if you are on Twitter, you can follow me at: @DMDND_SMMDN. 
  • How to direct questions about your specific situation:
    • Your supervisor is best-placed to answer your questions about your local situation. If they don’t know right away, they will escalate the question to ensure you get answers.
    • IF you have a pay-related question, contact HR Connect:
      • 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363)
      • Download the HR Go RH App (Apple or Android)
    • If you are still onsite and see something unsafe, contact DSafeG: OHSSecretariatSST@forces.gc.ca

Let me also say that I appreciate hearing about internal staff matters in a public forum can be frustrating for employees. I’ll keep working to strike the right balance between timeliness and getting the details right as we encounter and address emerging issues during the COVID-19 crisis. It won’t always be perfect so thank you again for your continued patience in this rapidly evolving situation. I am so proud to work with all of you.

Stay safe,

Jody Thomas
Deputy Minister of National Defence

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Le 27 mars 2020

*** Le présent message est destiné à l’ensemble du personnel civil et vise à faire le point sur la suspension temporaire des activités d’instruction et de formation au sein des Forces armées canadiennes.

Nous vous invitons à consulter la page d’information du MDN et des FAC sur la COVID-19 pour obtenir les renseignements les plus récents concernant les membres civils et militaires de l’Équipe de la Défense. ***

Chers collègues,

Le présent message vise à vous faire part des récents changements concernant les établissements de formation des Forces armées canadiennes (FAC) et de leurs conséquences pour les employés civils du ministère de la Défense nationale (MDN).

En guise de contexte, mardi dernier, le général Vance, chef d’état‑major de la Défense (CEMD), a ordonné à tous les établissements des FAC de cesser immédiatement la plupart de leurs activités d’instruction et d’éducation. En pratique, voici la façon dont les ordres militaires sont exécutés : les intentions du CEMD sont transmises par l’intermédiaire de la chaîne de commandement des FAC, et chaque commandant met en œuvre les directives de la façon la plus appropriée pour un endroit donné en tenant compte des circonstances locales et du calendrier.

Mercredi, j’ai communiqué avec June Winger de l’Union des employés de la Défense nationale (UEDN) pour discuter de la mise en œuvre de cette mesure provisoire pour les employés civils touchés par ces changements.

À certains endroits, la directive locale a été mise en œuvre rapidement, plus particulièrement là où la formation est offerte aux membres actuels des FAC sur une base militaire, comme à la BFC Borden. Dans ces cas‑là, les employés civils du MDN ont consulté leurs gestionnaires et, à moins d’être directement touchés par plan de continuité des activités (PCA) de leur N1, ils ont été en mesure de rentrer chez eux et d’y rester.

Pour ce qui est des endroits où il est nécessaire de coordonner le départ des étudiants, comme au CMR de Kingston et au CMR de Saint‑Jean, le moment où les employés civils pourront retourner à la maison et y rester dépendra de leurs fonctions et de leur rôle de soutien pour le départ des élèves‑officiers. Nous devons nous assurer que les élèves‑officiers quittent le campus de façon efficace et sécuritaire.

Certains élèves‑officiers n’ont pas de résidence principale en dehors des établissements de formation. Par conséquent, il se peut que nous ayons à continuer à offrir les services d’alimentation et de soutien nécessaires à ceux qui demeureront sur place au CMR de Kingston. Nous veillerons à ce que les employés civils qui assurent le déroulement de ces activités le fassent dans un milieu de travail sécuritaire. Les dispositions relatives à ces exigences seront envisagées et examinées de concert avec les comités locaux de santé et de sécurité.

POINTS IMPORTANTS POUR LES MEMBRES DU PERSONNEL TOUCHÉS PAR CES CHANGEMENTS :

  • Cette nouvelle situation est provisoire : les dirigeants de l’Équipe de la Défense évaluent constamment nos mesures, et le PCA est conforme au maintien de l’état de préparation opérationnelle ainsi qu’aux mesures adéquates en matière de santé et de sécurité.
  • Vous devez vous tenir au courant de la situation : tous les employés civils du MDN doivent passer en revue les documents existants sur l’intervention de l’Équipe de la Défense face à la COVID-19 et télécharger l’application HR Go RH sur leur téléphone pour recevoir les mises à jour régulières. Je diffuse également des mises à jour sur Twitter, vous pouvez donc me suivre à @DMDND_SMMDN. 
  • Comment poser des questions sur votre situation particulière :
    • Votre superviseur est la personne la mieux placée pour répondre à vos questions au sujet de la situation dans votre région. S’il est incapable de répondre, il transmettra votre question à un échelon supérieur pour obtenir une réponse.
    • SI vous avez une question liée à la paye, veuillez communiquer avec le service HR Connect RH : 
      • 1-833-RHR-MDND (1-833-747-6363)
      • Téléchargez l’application HR Go RH (Apple ou Android)
    • Si vous êtes toujours sur place et êtes témoin d’une situation dangereuse, communiquez avec la DSG : OHSSecretariatSST@forces.gc.ca

Permettez‑moi d’ajouter que je comprends qu’il puisse être frustrant pour des employés d’entendre parler de questions se rapportant au personnel interne dans un forum public. Je continuerai à travailler pour établir un juste équilibre entre la rapidité d’exécution et la justesse de l’information alors que nous nous attaquons aux défis émergents pendant cette crise de la COVID-19. Les choses ne seront pas toujours parfaites, donc je vous remercie encore une fois de votre patience dans cette situation qui évolue rapidement. Je suis très fière de travailler avec vous tous.

Faites attention à vous,

Jody Thomas
Sous‑ministre de la Défense nationale