Message from Deputy Minister regarding COVID-19

April 3, 2020

*** This message is intended for DND civilian employees as an update to the DM direction provided 13 March.

 You are also encouraged to visit the DND/CAF COVID-19 Information Page for the latest information pertinent to both civilian and military Defence Team members. ***

Team,

Your flexibility and professionalism as we work through this crisis period continue to motivate me to stay focused and keep going. Thank you. Below are a few updates for you.

1)  MOST DND EMPLOYEES WILL CONTINUE WORKING FROM HOME FOR NOW

On 13 March, I gave direction to all DND staff: for at least three weeks, all L1 Business Continuity Plans would determine who should physically be on-site and who should work from home. This was also based on guidance from the Office of the Chief Human Resources Officer.

Today, I am extending the duration of that direction to last until at least 30 April 2020. We will re-evaluate this status closer to the end of April and update you again.

That said, we will see key differences between the past three weeks, and the next four as the CAF deploys domestically.

2)  POTENTIAL FOR RAISED OPERATIONAL TEMPO FOR SOME EMPLOYEES

As DND employees, we all directly or indirectly support CAF deployments with our work. As you’re aware, the CAF is in a posture of heightened operational readiness and is preparing to deploy to respond to COVID-19 related Requests for Assistance from the Provinces and Territories. As part of this, your Chain of Command may need you to work at a higher operational tempo than you experienced in March. We will continue to prioritize your safety and wellness during this time, and will work closely with local Health and Safety Committees to ensure all support for CAF operations adheres to health and safety precautions.

Please keep your manager fully briefed on your working conditions and state of well-being. With ongoing school closures, some of you are working from home in close proximity to busy kids. I know that you are doing the best you can under these conditions and that, often, it’s really difficult and stressful. We will need to work together to balance what the organization needs and what you can reasonably achieve in the face of competing demands on your time.

3)  CIVILIAN SUPERVISORS OF CAF MEMBERS WILL NEED MAXIMUM FLEXIBILITY

If you are a civilian supervisor with one or more CAF members working on your team, you will need to be prepared for additional disruption to personnel as a result of a delayed Annual Posting Season.

  • CAF members may be called to serve in a different capacity relating to the COVID-19 response; or
  • CAF members who you are expecting to be posted into—or out of—your team may be delayed.

4)  INTERPROVINCIAL TRAVEL SCREENING

We know that some provinces are enacting border controls to restrict unnecessary travel. For example, effective 2 April, anyone attempting to travel between Quebec and Ontario for work will be asked by Quebec police to show their government employee identification at point of crossing. As long as you are not showing symptoms of illness caused by COVID-19, you will be able to proceed.

Those Defence Team members on essential business, please carry your DND or CAF ID with you at all times, be patient, and cooperate with authorities. Everyone is trying to do their jobs under trying circumstances.

5)  KEEP PHYSICAL DISTANCING

As much as we need to be flexible about some parts of our lives, we also need to continue being absolutely rigid in our adherence to physical distancing protocols and proper health and safety. This applies whether you are at home or on DND premises.

For the past three weeks, more than 100,000 Defence Team members have been working from home, self-isolating alone or with their families, and responsibly engaging in physical distancing. This diligence must continue. It is the only way we can plank the curve and ensure that we are best-positioned to do our jobs when Canadians need us most. 

6)  SEEK COMMUNITY IN NON-TRADITIONAL WAYS

With several religious and cultural observances coming up in the next few weeks, many of us are being asked to sacrifice precious time that we would traditionally spend celebrating in close physical proximity to family and friends. This break from tradition is as necessary as it is disappointing.  Please make the health of your family and community your priority during this period of reflection. 

As much as we all want to do the right thing, many of us are feeling the impact of isolation on our well-being. Feeling sad, lonely, worried and even incredibly angry about what’s happening is a normal human response, and lots of us feel that way. Talking about it can help, as can reaching out to friends and family with the digital channels available to you. Connection, even when it isn’t physical, is incredibly important to our well-being, now more than ever.

You can also stay informed and connected with the many resources on the DND/CAF COVID-19 web site and the DND and CAF social media accounts.

Thank you again for your ongoing resilience in the face of this challenge. It’s clear just how many of you are coming together to cooperate and to take care of one another. Your actions demonstrate exactly how we will get through this. Keep it up, and stay safe. Our department is critical to who we are as a country. We’ve got this.

Jody Thomas
Deputy Minister of National Defence
@DMDND_SMMDN

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Le 3 avril 2020

*** Le présent message est destiné au personnel civil du MDN et vise à faire le point sur les directives formulées par la SM le 13 mars.

Nous vous invitons à consulter la page d’information du MDN et des FAC sur la COVID-19 pour obtenir les renseignements les plus récents concernant les membres civils et militaires de l’Équipe de la Défense. ***

Chers collègues,

Votre souplesse et votre professionnalisme en cette période de crise me motivent à rester concentrée et à garder le cap; je vous en remercie. Vous trouverez ci-dessous quelques mises à jour vous concernant.

1)  POURSUITE DU TÉLÉTRAVAIL POUR LA PLUPART DES EMPLOYÉS DU MDN POUR LE MOMENT

Le 13 mars, j’ai émis la directive suivante à l’ensemble du personnel du MDN : pendant au moins trois semaines, les plans de continuité des activités des N1 détermineraient qui devrait se rendre sur place et qui devrait faire du télétravail. Cette consigne se fondait également sur les conseils du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH).

Aujourd’hui, j’annonce que cette directive continuera de s’appliquer au moins jusqu’au 30 avril 2020. Nous réévaluerons la situation vers la fin du mois d’avril et ferons de nouveau le point avec vous.

Cela dit, vous constaterez des différences importantes entre les trois dernières semaines et les quatre prochaines, alors que les FAC seront déployées au pays.

2)  AUGMENTATION POSSIBLE DU RYTHME OPÉRATIONNEL POUR CERTAINS EMPLOYÉS

En tant qu’employés du MDN, nous appuyons tous de manière directe ou indirecte les déploiements des FAC dans le cadre de notre travail. Comme vous le savez, les FAC sont actuellement en état de disponibilité opérationnelle renforcé et se préparent à être déployées pour répondre aux demandes d’aide liées à la COVID-19 des provinces et des territoires. Dans ce contexte, votre chaîne de commandement vous demandera peut-être de travailler à un rythme opérationnel plus soutenu qu’en mars. Nous continuerons d’accorder la priorité à votre santé et à votre bien-être durant cette période, et nous travaillerons en étroite collaboration avec les comités locaux de santé et de sécurité pour garantir que toutes les activités de soutien aux opérations des FAC respectent les mesures de santé et de sécurité.

Assurez-vous de pleinement informer votre gestionnaire de vos conditions de travail et de votre état de santé physique et mentale. Comme les écoles restent fermées, certains d’entre vous doivent faire du télétravail à proximité d’enfants débordant d’énergie. Je sais que vous faites de votre mieux dans des circonstances souvent difficiles et stressantes. Nous devrons œuvrer ensemble à trouver un juste équilibre entre les besoins organisationnels et les objectifs que vous pouvez raisonnablement atteindre alors que vous êtes sollicités de toutes parts. 

3)  MAXIMUM DE SOUPLESSE EXIGÉ DES SUPÉRIEURS CIVILS DE MEMBRES DES FAC

Si vous êtes un superviseur civil comptant un ou plusieurs membres des FAC au sein de votre équipe, vous devrez vous préparer à des perturbations supplémentaires sur le plan du personnel en raison d’une période active des affectations retardée.

  • Les membres des FAC pourraient être appelés à servir dans une autre capacité pour lutter contre la COVID-19.
  • L’affectation de membres des FAC à votre équipe pourrait être retardée.

 4)  CONTRÔLE DES DÉPLACEMENTS INTERPROVINCIAUX

Nous savons que certaines provinces procèdent à des contrôles à leurs frontières pour limiter les déplacements non essentiels. Par exemple, à compter du 2 avril, les services de police du Québec demanderont à toute personne cherchant à se déplacer entre le Québec et l’Ontario pour le travail de présenter leur carte d’identité d’employé du gouvernement au point de contrôle. Tant que vous ne présentez pas de symptômes de la COVID-19, vous serez autorisés à poursuivre votre route. Les membres de l’Équipe de Défense se livrant à des activités essentielles devraient avoir leur carte d’identité du MDN ou des FAC avec eux en tout temps, faire preuve de patience et collaborer avec les autorités. Tout le monde tente de faire son travail dans ces circonstances difficiles.

 5)  PRATIQUE CONTINUE DE L’ÉLOIGNEMENT PHYSIQUE

Bien que nous soyons appelés à faire preuve de souplesse dans d’autres aspects de notre vie, nous devons continuer de suivre très rigoureusement les protocoles d’éloignement physique et les mesures adéquates de santé et de sécurité. Ces règles s’appliquent que vous soyez à la maison ou dans les locaux du MDN. 

Ces trois dernières semaines, plus de 100 000 membres de l’Équipe de la Défense ont travaillé de la maison, se sont placés en isolement seuls ou avec leur famille et pratiqué l’éloignement social de manière responsable. Ces efforts doivent se poursuivre. C’est la seule façon d’aplanir la courbe et de garantir que nous sommes à même de faire notre travail lorsque la population canadienne aura le plus besoin de nous. 

6)  MAINTIEN DES LIENS COMMUNAUTAIRES DE FAÇON NON TRADITIONNELLE

Plusieurs fêtes culturelles et religieuses auront lieu au cours des prochaines semaines, et bon nombre d’entre nous devront renoncer à de précieuses occasions de célébrer en étroite proximité avec notre famille et nos amis, comme nous avons coutume de le faire. Cette rupture avec la tradition est tout aussi douloureuse que nécessaire. Veuillez faire de la santé de votre famille et de votre communauté une priorité en cette période de recueillement. 

Malgré le fait que nous nous efforçons tous de poser les bons gestes, nous sommes plusieurs à ressentir les effets de l’isolement sur notre bien-être. Il est normal de se sentir triste, seul, préoccupé et même très fâché dans la situation actuelle, et c’est ce qu’éprouvent bon nombre d’entre nous. En parler peut nous faire du bien, tout comme  communiquer avec nos amis ou notre famille par l’intermédiaire des canaux numériques à notre disposition. Pour notre bien-être, il importe plus que jamais de garder le contact, même si celui-ci n’est pas physique.

Vous pouvez aussi demeurer informés et connectés grâce aux nombreuses ressources  offertes sur le site Web du MDN/des FAC au sujet de la COVID-19 et les comptes de médias sociaux du MDN et des FAC. 

Je vous remercie une fois de plus de votre résilience face à ce défi. On voit bien que vous êtes déterminés à collaborer et à prendre soin les uns des autres. Les gestes que vous posez montrent la voie pour sortir de cette crise. Continuez vos efforts et veillez à votre sécurité. Notre organisation est essentielle au pays et à son identité. Nous avons la situation en main.

Jody Thomas
Sous-ministre de la Défense nationale
@DMDND_SMMDN

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